Antecedentes
El 2 de marzo de 1824, se expidió la primera disposición jurídica en la que se contempla una forma general de organización del Gobierno Estatal denominado “Decreto sobre la Organización Provisional del Gobierno Interior del Estado de México”, en la cual se establecía la forma de gobierno republicana, representativa y popular, así como la división para su ejercicio en tres poderes: Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
El 12 de octubre de 1827, se expidió el primer reglamento interior para la Secretaría del Gobierno del Estado Libre de México, donde se especificó la estructura orgánica del Poder Ejecutivo. Este ordenamiento contemplaba a la Oficialía Mayor, cuyo titular tenía las funciones de distribuir y asignar trabajo al personal de la Secretaría, tramitar la correspondencia, coordinar los asuntos de las mesas de trabajo y los encomendados por la persona titular de la Gubernatura; revisar la redacción y estilo de las minutas de las mesas de trabajo y rubricarlas, así como registrar y conservar la información para integrar la memoria anual de gobierno.
También figuraban las personas Oficiales de Mesa, que tenían funciones administrativas específicas relacionadas con asuntos de los ramos encomendados directamente a la Oficialía Mayor para su resolución; las personas Oficiales de Partes, encargados de registrar en el libro correspondiente los decretos y órdenes del gobierno relacionados con la administración de cada ramo; y la persona Archivera, cuya función principal era cuidar y arreglar la documentación del archivo para la identificación, localización y uso de la misma.
Sin embargo, la primera disposición que se dio en el Estado de México para sustentar el quehacer archivístico, fue emitida en la administración del Gobernador José Isidro Fabela Alfaro, a través del decreto número 103, publicado en el periódico oficial “Gaceta del Gobierno” el 12 de septiembre de 1945, el cual consideró tres aspectos importantes: declaró la utilidad pública de los archivos de los Poderes del Estado y de los municipios, prohibió la venta o destrucción de los archivos y, estableció la obligación de conservar en las oficinas públicas los documentos correspondientes a los últimos cincuenta años y de enviar al Archivo Histórico los de periodos anteriores.
No obstante lo anterior, el desarrollo de la archivística y de la administración de documentos en el Estado de México se cimentó en las acciones implementadas posteriormente, a partir de los últimos años de la década de los años setenta, al impulsarse en la administración pública del Estado de México un proceso de reestructuración tanto en la organización como en el funcionamiento de los archivos, con lo cual el entonces Archivo General del Estado, sucesor del Departamento de Archivo y Periódico Oficial, asumió la función normativa y de asesoría, estableció los nexos operativos con los archivos de trámite de la Administración Pública Estatal e impulsó la homogeneización de los procesos técnicos.
Con la promulgación en 1981 de la “Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México”, la Oficialía Mayor se transformó en la Secretaría de Administración, teniendo entre sus funciones la ejecución de acciones encaminadas a brindar el apoyo que requerían las dependencias del Ejecutivo en aspectos relacionados con la administración de personal, organización y sistemas, archivos y correspondencia, adquisiciones y, servicios y procesamiento automatizado de información.
Asimismo, la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal dispuso la creación al interior de la Secretaría de Administración de la Dirección de Organización y Documentación, con el propósito de, a través de una Subdirección de Documentos, establecer mecanismos para garantizar la adecuada producción, organización, utilización y conservación del patrimonio documental del Gobierno del Estado de México, así como coordinar el Sistema de Administración de Documentos de las Dependencias del Ejecutivo Estatal; actividades que hasta entonces había venido realizando el entonces llamado Archivo General del Estado de México.
Tendrían que pasar 41 años del decreto expedido por gobernador Fabela para que se estableciera en el Estado de México y, en el país, por vez primera, en 1986, un instrumento jurídico destinado a normar y regular la gestión de los documentos administrativos e históricos generados y recibidos por las autoridades del Estado y los municipios en el ámbito de su competencia.
Es así, que considerando que el desarrollo de la vida institucional del Estado de México requería de acciones que permitieran administrar y conservar el acervo documental existente en los archivos, la XLIX Legislatura del Estado de México emitió el Decreto número 57 a través del cual expidió la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, el 24 de marzo de 1986. La Ley de Documentos Administrativos e Históricos trajo consigo el nacimiento de dos instituciones que serían la columna vertebral del desarrollo de la administración de documentos de la entidad por casi 35 años: el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado de México, adscritos a la Secretaría de Administración, aunque por decreto número 236 de fecha 14 de septiembre de 1987 el Archivo Histórico pasó a depender del Instituto Mexiquense de Cultura.
En 1992 se emprende al interior de la Secretaría de Administración y particularmente en la Dirección General de Organización y Documentación una reestructuración, con la cual la Subdirección de Documentación cambió su nombre a Subdirección de Patrimonio Documental y, posteriormente, en febrero de 1998, a Subdirección de Administración de Documentos. Para septiembre de ese mismo año, con la instrumentación en la Secretaría de Administración del “Programa de Modernización y Mejoramiento Integral de la Función Pública”, se eleva su nivel administrativo a dirección de área con la denominación de Dirección de Administración de Documentos, designación que mantuvo hasta 2001 para convertirse a partir del año siguiente en la Dirección de Administración y Servicios Documentales.
En 2003 se reformó la “Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México”, dándose la fusión de la Secretaría de Administración con la Secretaría de Finanzas y Planeación, con el propósito de contar con una dependencia de atención integral denominada Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración. En esta nueva dependencia se conformó una Subsecretaría de Administración, en la que se adscribió a la Dirección General de Organización y Documentación, pero ahora con el nombre de Dirección General de Innovación, Estructura y Organización, la que a su vez sufrió diversos cambios en su denominación, los cuales terminaron en julio de 2006 al nombrársele Dirección General de Innovación.
A pesar de los cambios estructurales a través del tiempo, desde su creación como Dirección de Organización y Documentación, la Dirección General de Innovación mantuvo, con algunas adecuaciones, sus principales funciones en materia de administración de documentos, gestión documental y administración de archivos, las cuales ejerció a través de la Dirección de Administración y Servicios Documentales.
Para la atención del sector central y los organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal en las acciones de administración del capital humano, el control de bienes del Poder Ejecutivo, la prestación de bienes y servicios tecnológicos y generales, así como de innovación administrativa, el 10 de abril de 2019 se autorizó el fortalecimiento de las direcciones generales que se ubican en el tramo de control de la Subsecretaría de Administración.
De esta manera, la Dirección General de Innovación sufrió una reestructuración, y con ella la Dirección de Administración y Servicios Documentales la cual paso de 6 unidades administrativas (una dirección de área, una subdirección y cuatro departamentos) a 11 (una dirección de área, cuatro subdirecciones y seis departamentos), destinadas a atender sustancialmente la coordinación del funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación; el establecimiento de las normas técnicas para el desarrollo de los procesos de gestión documental y para la adecuada administración y funcionamiento de los archivos y de las unidades documentales y auxiliares de la documentación del propio sistema; la capacitación y profesionalización del personal adscrito a las unidades documentales; y la evaluación de la eficiencia y la eficacia de los sistemas, métodos y procedimientos de trabajo implementados en materia archivística y de administración de documentos.
Por otra parte y con el propósito de garantizar los derechos humanos de acceso a la información y de protección de datos personales consagrados en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como los derechos a la verdad y a la memoria y el ejercicio de rendición de cuentas, elementos incuestionables en toda democracia constitucional moderna, los cuales no pueden ser ejercidos ni garantizados sin la apropiada gestión documental y la administración y conservación de los archivos institucionales, el Congreso de la Unión expidió, el 15 de junio de 2018, la Ley General de Archivos, en la cual se reconoce el carácter estratégico de los archivos al establecer la obligación de garantizar su organización, conservación y preservación, con el objeto de respetar el derecho a la verdad y permitir el acceso a la información contenida en ellos; así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la nación.
La Ley General de Archivos entró en vigor a partir del 15 de junio de 2019 y con ella las obligaciones para que cada entidad federativa previera la creación de un Archivo General, como la entidad especializada en materia de archivos, y para que las legislaturas locales armonizaran sus ordenamientos jurídicos relacionados con ella.
Por ello, la “LX” Legislatura del Estado de México emitió el decreto número 214 por el que se expidió la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, publicada en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” el 26 de noviembre de 2020, la cual tiene por objeto “establecer la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los Archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, jurídica colectiva o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado de México y municipios. Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de Archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica estatal”.
En consonancia con lo estipulado en la Ley General de Archivos, la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, previó el establecimiento del Archivo General del Estado de México como un órgano desconcentrado de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas, con autonomía técnica para el ejercicio de sus atribuciones y para ser la entidad especializada en materia de archivos, cuyo objeto consiste en promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo del Estado de México y municipios; así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas, además de ser la instancia que deberá dar cumplimiento a las atribuciones conferidas al Consejo Estatal de Archivos y Administración de Documentos.
Sobre la base archivística construida y la experiencia acumulada a partir de la década de los años setenta del siglo pasado, deberá de llevarse a cabo la modernización de los archivos mexiquenses en el siglo XXI, innovación que deberá impulsar y concretar el Archivo General del Estado de México, el cual será un factor determinante para facilitar a los sujetos obligados, la rendición de cuentas y crear condiciones adecuadas para la transparencia, como un organismo primario que facilite el cumplimiento del derecho de acceso a la información y la protección de datos personales, desde la perspectiva de la preservación y organización de los archivos, ya que sin ellos no puede haber rendición de cuentas o transparencia y respeto a la privacidad de las personas.
Por lo anterior, el 2 de agosto de 2022 la Secretaría de Finanzas autorizó la primera estructura de organización del Archivo General del Estado de México, la cual quedó conformada por 18 unidades administrativas (una dirección general, dos áreas staff, cuatro direcciones de área, nueve subdirecciones y dos departamentos).
Hoy en día el órgano desconcentrado es la entidad especializada en materia de archivos, que tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo del Estado de México y Municipios; así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.